문서, 기안문, 공문서 작성법

좋은 기안문이란

정확하고 간결, 명료하며 이해가 쉽도록 작성

행정용어 순화어를 활용하여 쉬운 우리말로 작성

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문서는 자기의 의사를 타인에게 전달하는 기능을 갖는다.

행정업무를 수행하는 과정에서 필수적인 요소이다.

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문서 작성하는 법을 알아보자.

 

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■ 문서 작성 기준

 

1. 숫자 등의 표시

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가. 숫자

아라비아 숫자로 쓴다.

나. 날짜

숫자로 표기하되 연, 월, 일의 글자는 생략하고 그 자리에 마침표를 찍어 표시한다.

<예시> 2011. 12. 12.

다. 시간

시·분은 24시각제에 따라 숫자로 표기하되, 시·분의 글자는 생략하고 그 사이에 쌍점(:)을 찍어 구분한다.

<예시> 오후 3시 20분 (×) → 15:20 (○)

※ 시간 표시를 하는 경우를 제외한 쌍점의(:) 경우, 왼쪽은 붙이고 오른쪽은 한칸(1타)을 띄운다,

<예시> 장소∨:∨3층 협의실 (×) → 장소:∨3층 협의실(○)

라. 금액

금액을 표시할 때에는 아라비아 숫자로 쓰되, 숫자 다음에 괄호를 하고 한글로 기재한다.

<예시> 금113,560원(금일십일만삼천오백육십원)

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2. 항목의 구분

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가. 항목의 표시

문서의 내용을 둘 이상의 항목으로 구분할 필요가 있으면 다음 구분에 따라 그 항목을 순서대로 표시하되, 필요한 경우에는 □, ○, -, · 등과 같은 특수한 기호로 표시할 수 있다.

나. 표시위치 및 띄우기

1) 첫째 항목기호는 왼쪽 처음부터 띄어쓰기 없이 바로 시작한다.

2) 둘째 항목부터는 상위 항목 위치에서 오른쪽으로 2타씩 옮겨 시작한다.

3) 항목이 한줄 이상인 경우에는 항목 내용의 첫 글자에 맞추어 정렬한다. (예시: Shift + Tab 키 사용)

4) 항목기호와 그 항목의 내용 사이에는 1타를 띄운다.

5) 항목이 하나만 있는 경우 항목기호를 부여하지 아니한다.

수신vv○○○장관(○○○과장) (경유) 제목vv○○○○○○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ 1.v○○○○○○○○○○○ vv가.v○○○○○○○○○○○ vvvv1)v○○○○○○○○○○○ vvvvvv가)v○○○○○○○○○○○ vvvvvvvv(1)v○○○○○○○○○○○ vvvvvvvvvv(가)v○○○○○○○○○○○ 2.v○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○ ○○○○○>

3. 로고 표시

로고(상징)는 문서 상단의 ‘기관(기업)명’ 표시줄의 왼쪽 끝에 2㎝×2㎝범위 내에서 표시하고, 홍보문구는 기관명 바로 위에 표시한다.

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4. 첨부물의 표시

문서에 서식·유가증권·참고서류, 그 밖의 문서나 물품이 첨부되는 때에는 본문이 끝난 줄 다음에 “붙임”의 표시를 하고 첨부물의 명칭과 수량을 쓰되, 첨부물이 두 가지 이상인 때에는 항목을 구분하여 표시한다.

(본문)………………………………… 주시기 바랍니다. 붙임∨∨1.∨○○○계획서 1부. ................2.∨○○○서류 1부.∨∨끝.

5. 문서의 “끝” 표시

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가. 본문 내용의 마지막 글자에서 한 글자(2타) 띄우고 “끝” 표시를 한다.

<예시> …… 주시기 바랍니다.∨∨끝.

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나. 첨부물이 있으면 붙임 표시문 다음에 한 글자(2타) 띄우고 표시한다.

<예시> 붙임 1. 서식승인 목록 1부.

................ 2. 승인서식 2부.∨∨끝.

다. 본문 또는 붙임 표시문이 오른쪽 한계선에서 끝났을 경우에는 그 다음 줄의 왼쪽 한계선에서 한 글자(2타) 띄우고 “끝” 표시를 한다.

<예시> (본문 내용) ………………………………… 주시기 바랍니다.

...........∨∨끝.

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6. 본문이 표로 끝나는 경우

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가. 표의 마지막 칸까지 작성되는 경우: 표 아래 왼쪽 한계선에서 한 글자 띄우고 “끝” 표시

응시번호	성 명	생년월일	주 소
10	김○○	1980. 3. 8.	서울시 종로구 ○○로 12

∨∨끝.

 

나. 표의 중간에서 기재사항이 끝나는 경우: “끝” 표시를 하지 않고 마지막으로 작성된 칸의 다음 칸에 “이하 빈칸” 표시

응시번호	성 명	생년월일	주 소
10	김○○	1980. 3. 8.	서울시 종로구 ○○로 12
이하 빈칸

공문서, 기안문 작성법을 알아봤습니다.

 

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@anne